Comment obtenir la subvention Impulsion Transition Numérique, de la Région Normandie?

par | 22 juin 2021 | Business

Vous hésitez à équiper votre entreprise en outils numériques? Vous pensez que vous n’en avez pas les moyens? Néanmoins, vous visualisez bien les bénéfices que cela apporterait?

La Région Normandie vous offre un bon coup de pouce sous la forme de la subvention Impulsion Transition Numérique et je vous accompagne pour constituer et enregistrer vos dossiers.

 

A quoi sert la subvention Impulsion Transition Numérique?

L’aide Impulsion Transition Numérique soutient l’effort financier des TPE-PME, restaurateurs, artisans et commerçants de Normandie qui ont un projet de transition numérique pour développer leurs activités. Cette subvention s’adresse donc en priorité aux petites entreprises qui souhaitent:

 

      • Créer un site Internet ou améliorer leur site existant
      • Vendre à distance (click and collect, e-commmerce)
      • Proposer des réservations en ligne (hôtel, restaurant, rendez-vous professionnels)
      • Promouvoir leur site Internet par des campagnes sur les réseaux sociaux
      • Faire appel à un conseiller pour mettre au point une stratégie digitale
      • Se former à la stratégie digitale et aux techniques de marketing digital
      • Améliorer la rentabilité et la qualité de la production en numérisant certaines étapes
      • Optimiser les flux d’informations entre la commande et la livraison
      • Optimiser la gestion des stocks
      • Améliorer la communication entre les équipes de terrain et les bureaux
      • Acquérir des logiciels de gestion ou de production

D’autres dépenses sont-elles éligibles à la subvention Impulsion Transition Numérique?

D’une manière générale, il est plus compliqué de faire subventionner du matériel que des services.

Une prestation photographique ou vidéo pour alimenter un catalogue de vente en ligne est prise en charge mais l’acquisition de matériel photo et vidéo n’est pas prise en charge, même si ce matériel vous sert à créer les images d’un catalogue en ligne.

Les dépenses liées à la conformité (rédaction de conditions générales de vente, politique de confidentialité, RGDP) ne sont pas prises en charge.

Un logiciel de caisse peut être pris en charge, à condition qu’il comporte des options de marketing digital: gestion de fichiers client, campagnes promotionnelles par courrier électronique ou par SMS, autres fonctions qui permettent de développer le service aux clients et les ventes de l’entreprise.

Un ordinateur peut être éligible, en particulier si l’entreprise n’en possède pas encore et qu’elle acquière un site Internet. Un ordinateur peut aussi être subventionné s’il est dédié à une personne dont le poste est clairement tourné vers le numérique, en particulier la communication digitale externe.

Un smartphone peut être éligible, s’il permet certaines interactions sur les réseaux sociaux qu’un ordinateur, déjà en possession de l’entreprise, ne permettrait pas. En effet, un ordinateur ne permet pas de gérer les réseaux sociaux en continu. Il peut donc être complété par un smartphone, afin d’assurer en permanence la réactivité attendue sur les réseaux sociaux. Un smartphone peut donc représenter un outil numérique contribuant à générer du trafic vers le site Internet commercial. Un smartphone permet aussi d’être plus réactif aux commandes générées par un site Internet e-commerce.

Des tablettes numériques peuvent être subventionnées si, par exemple, elles servent à améliorer l’efficacité de votre personnel de terrain en facilitant la communication d’informations vers les bureaux. C’est le cas lorsque des mesures ou des constatations doivent être réalisées sur site puis traitées informatiquement afin d’être restitués dans un rapport.

Le coût d’un travail en interne n’est pas éligible. Seules les prestations réalisées par des fournisseurs externes peuvent être subventionnées.

Vous ne pouvez pas faire subventionner des biens ou des services que vous revendez dans le but de faire un bénéfice.

 

Les prestations BABEL studio sont éligibles à la subvention Impulsion Transition Numérique

Ainsi, les prestations BABEL studio sont donc bien éligibles à la subvention Impulsion Transition Numérique de la Région Normandie et je vous aide personnellement pour:

 

      • Evaluer l’éligibilité de votre entreprise
      • Formuler votre projet subventionnable
      • Evaluer l’éligibilité des investissements que vous prévoyez
      • Constituer votre dossier
      • Rédiger votre lettre d’intention
      • Annoncer votre projet auprès de l’AD Normandie
      • Enregistrer votre dossier en ligne
      • Obtenir des informations complémentaires auprès des chargés de missions
      • Assurer la conformité de votre démarche au moment de demander le versement de la subvention
      • Suivre l’évolution de votre dossier et assurer que les délais administratifs sont connus et respectés

Qui est éligible à la subvention de la Région Normandie pour le développement numérique des TPE?

Pour être éligible, il faut remplir tous les critères suivants:

      • Disposer d’au moins un numéro de SIRET
      • Etre inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers (RM)
      • Disposer d’au moins un établissement implanté en Normandie
      • Salarier moins de 10 personnes (équivalent temps plein). Cela signifie donc 9 salariés maximum.
      • Ne pas dépasser 2 millions d’Euros de chiffre d’affaires annuel durant chacune des trois dernières années comptables
      • Les entreprises individuelles (EI) peuvent prétendre à l’Impulsion Transition Numérique, tant qu’elles ne relèvent pas du régime de l’auto-entreprise.
      • Disposer de fonds propres positifs (il n’est pas obligatoire d’avoir un capital social)
      • Aucune obligation d’ancienneté minimale (une société venant d’être créée fournit une preuve du dépôt de son capital social, à la place d’une liasse fiscale)

Qui n’est pas éligible?

      •  Auto-entrepreneurs
      • Professions libérales réglementées (avocats, notaires, dentistes, vétérinaires, etc.), qu’elles soient en entreprise individuelle ou en société (SELARL par exemple)
      • Banques et assurances
      • Franchises
      • Les entreprises de 10 salariés et plus
      • Les entreprises réalisant un chiffre d’affaires annuel supérieur à 2 000 000 €
      • Les entreprises ayant des difficultés financières

Quel est le montant de cette aide de la Région Normandie?

L’aide Impulsion Transition Numérique est une subvention, non remboursable; ce n’est donc ni un prêt ni une avance. Elle est attribuée pour une prestation, un ensemble de prestations, du matériel numérique ou une combinaison de matériel et de prestations. Elle est versée par virement bancaire, une fois que vous avez réalisé les travaux prévus et acquis le matériel prévu. Le montant versé n’est pas soumis à la TVA.

Elle couvre jusqu’à 50% du prix HT de vos dépenses éligibles, pour un montant maximal attribué de 5 000 €. Ce plafond est applicable à une société définie par un numéro SIREN, pour une période de 12 mois.

Etant donné que chaque demande est accompagnée d’un extrait Kbis, cela signifie que les plafonds s’appliquent à l’entité définie par le Kbis transmis. Vous pouvez donc obtenir autant de fois l’aide Impulsion Transition Numérique que vous pouvez fournir de Kbis distincts. Par contre, si votre société (numéro SIREN ou  numéro d’immatriculation RCS) dispose de plusieurs établissements (numéros SIRET), vous ne pouvez effectuer qu’une seul demande d’aide Impulsion Transition Numérique.

Si votre projet dépasse 10 000 € HT d’investissement, vous pouvez monter un premier dossier pour une tranche ne dépassant pas 10 000 € HT, puis une autre après 12 mois, si la subvention existe toujours. Cela implique aussi que toutes les factures du premier dossier soient payées et transmises pour déclencher le versement de la première subvention. Notez bien que le montant de prise en charge indiqué est un taux maximal. Le taux de prise en charge de votre dossier est annoncé en même temps que la décision du comité.

Même si votre projet ne dépasse pas 10 000 €, il est possible de répartir vos besoins en 2 dossiers sur moins de 12 mois. La répartition de vos dépenses sur 2 dossiers Impulsion Transition Numérique limite l’impact sur votre trésorerie. Vous pouvez constituer un nouveau dossier lorsque les factures du premier dossier sont payées au prestataire et transmises à l’AD Normandie.

 

Quelles sont les modalités pour enregistrer une demande?

L’AD Normandie est l’organisme qui gère la subvention Impulsion Transition Numérique. Ses bureaux sont localisés à Caen (Colombelles) et à Rouen (Saint-Etienne-du-Rouvray) mais il est inutile de s’y rendre car ils ne reçoivent pas de public. J’y ai déjà déposé des dossiers dans la boîte à lettres mais les demandes sont désormais entièrement dématérialisées.

Au 7 août 2021, la date limite de dépôt des dossiers complets de demande d’aide est fixée au 31 décembre 2021. Ainsi, vous pouvez constituer et déposer votre dossier avant la fin de l’année puis vous disposerez d’un an pour réaliser les travaux subventionnés.

Attention: l’aide doit être sollicitée avant d’accepter les devis de vos prestataires!

Vous pouvez demander des informations officielles par écrit à l’adresse suivante: numeriquetpe@adnormandie.fr Que ce soit au téléphone ou par Internet, le personnel est toujours réactif, agréable, volontaire et compétent.

 

Première étape: annoncez votre demande par téléphone

Vous commencez par informer l’AD Normandie de votre intention de déposer un dossier. Cette démarche s’effectue uniquement par téléphone: 02 31 53 34 40. Un conseiller ou une conseillère de l’AD Normandie enregistre votre demande et la transmet à un(e) chargé(e) de mission de l’AD Normandie.

 

Deuxième étape: l’AD Normandie vous indique les modalités de la demande

2 ou 3 jours (hors weekends, jours fériés et ponts) après votre demande par téléphone, un chargé de mission prend contact avec vous par courrier électronique. Il vous annonce les modalités du dépôt de dossier et il vous transmet les éléments suivants:

 

      • Règlement Impulsion Transition Numérique en vigueur
      • Fiche information entreprise
      • Modèle type d’une lettre d’intention

En mai 2021, seule la version 2019 du règlement est en ligne sur le site de l’AD Normandie. Ce document présente les règles de fonctionnement du programme de subvention: modalités, éligibilité, montants, etc.

La Fiche information entreprise est un formulaire que vous remplissez pour décrire votre situation: SIRET, responsable, comptable, adresses, effectif, bilan, chiffre d’affaires, résultats, fonds propres, etc. Le chargé de mission se base sur ces informations déclaratives pour vérifier votre éligibilité.

La lettre d’intention est un document qui permet de formaliser votre demande auprès du Conseil Régional de Normandie. Dans cette lettre, adressée au Président de la Région Normandie, vous annoncez les objectifs, le budget indicatif et le calendrier prévisionnel de votre projet. Cette lettre est datée et signée à la main. Comme le dossier est dématérialisé, vous devez l’imprimer, la signer puis la scanner et la transmettre au format PDF.

Vous pouvez démarrer les travaux une fois la lettre d’intention datée et signée de façon manuscrite. Toutefois, à ce moment-là, vous n’aurez pas encore la certitude d’obtenir la subvention.

Troisième étape: vous transmettez votre demande

Vous répondez au courrier du chargé de mission. Votre réponse comporte les éléments suivants:

 

      • Extrait k-bis datant de moins de 3 mois
      • RIB au nom de l’entreprise
      • Lettre d’intention datée et signée à la main
      • Fiche d’information entreprise remplie

Si vous en disposez, vous pouvez aussi transmettre les devis que vous souhaitez faire subventionner. A ce stade, les devis ne doivent toujours pas être validés par vous. Ils ne comportent donc pas votre signature. Transmettre les devis à cette étape permet de vérifier plus rapidement leur éligibilité. Le chargé de mission peut vous indiquer que votre dossier n’est pas recevable mais vous obtiendrez les raisons de ce refus. Il sera alors certainement possible d’ajuster certaines parties de votre projet afin qu’il devienne recevable.

 

Quatrième étape: votre demande est étudiée

Le chargé de mission étudie la recevabilité de votre demande. Il vérifie a priori la conformité de votre dossier avec le règlement du dispositif Impulsion Transition Numérique. Si votre dossier est conforme, il le transmet à un chargé de gestion. Sinon, vous avez la possibilité d’ajuster des détails pour favoriser la recevabilité de votre demande. Cette étape demande 7 à 10 jours.

Cinquième étape: vous déposez sur Internet le dossier officiel

En cas d’éligibilité, vous recevez ensuite un courrier électronique du chargé de gestion qui vous invite à créer un compte sur la plateforme AD Normandie. Vous y déposez officiellement votre dossier complet qui est étudié plus en détail, par un comité.

La constitution de votre demande en ligne nécessite environ 30 minutes, si vous connaissez déjà la procédure, si les parties à rédiger sont prêtes, si vous disposez de toutes les informations et si tous les documents sont disponibles sous la forme attendue. A cette étape, les pièces demandées (formats au choix: PDF, Word ou JPEG) sont les suivantes:

      • Annexe numérique (fiche informative supplémentaire, à imprimer, signer, scanner et transmettre au format PDF. Attention, il y a 2 endroits à signer. Vous apposerez aussi le cachet de votre entreprise si vous en disposez, sinon vous écrivez ces informations à la main avant de scanner)
      • Statuts signés (non obligatoire si vous êtes en entreprise individuelle. Dans ce cas, prévoyez néanmoins un document PDF indiquant que vous n’avez pas de statuts, car vous ne pouvez pas passer à l’étape suivante si vous ne téléchargez aucun document dans cette rubrique)
      • Plaquette comptable (terme synonyme de liasse fiscale). Si la société a déjà quelques années, les 3 dernières liasses fiscales sont demandées. Si la société est plus jeune, vous transmettez uniquement les liasses fiscales en votre possession.
      • Tous les devis que vous souhaitez faire subventionner. Ils ne doivent toujours pas être signés par vous.
      • Kbis datant de moins de 3 mois
      • RIB du compte bancaire associé à votre entreprise

Vous aurez aussi besoin des informations suivantes:

      • Informations Kbis de votre entreprise, montant du capital social, activité principale
      • Adresse du site Internet (le cas échéant)
      • Informations personnelles du demandeur: nom, prénom, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique, profession, fonction,
      • L’intitulé du projet est fourni par le chargé de gestion
Tableau des dépenses prévisionnels pour dossier Impulsion Transition Numérique
      • Synthèse décrivant votre projet (32000 caractères max, espaces compris): objectifs, importance du digital, méthode, étapes, etc. Je fais 100 à 200 mots, ce qui fait autour de 1000 caractères et ça me semble suffisant.
      • Calendrier prévisionnel de réalisation de votre projet (durée forcément inférieure à 12 mois, le début du projet correspond à la date à laquelle vous avez signé la lettre d’intention)
      • Dépenses prévisionnelles à présenter d’après le tableau ci-dessus. Ne vous inquiétez pas si les rubriques ne correspondent pas tout à fait à vos devis. Le principal est que la somme des dépenses soit égale à la somme des devis transmis.
      • Coordonnées de votre comptable (responsable financier)
      • Avez-vous l’intention d’appliquer un amortissement comptable aux biens faisant l’objet de votre demande de subvention?
      • Informations du RIB associé à votre entreprise
      • Répartition du capital de votre société, si votre société dispose d’un capital social
      • Vos participations dans d’autres sociétés, le cas échéant
      • Les aides publiques déjà attribuées à votre société depuis 3 ans
      • Votre structure d’accompagnement (EPCI, CCI, CMA), le cas échéant: organisme, contact, téléphone, adresse électronique

Enfin, vous devrez vous engager sur les points suivants:

 

      • Apposer le logo de la Région Normandie sur tous les supports financés par le projet, mentionner la participation de la Région Normandie sur les supports de communication présentant le projet et lors de communication vers les médias tels que TV, radio, presse
      • Exactitude des informations fournies
      • Exactitude des informations concernant votre entreprise
      • Votre entreprise est à jour de ses obligations fiscales, sociales et environnementales
      • Votre entreprise n’est pas en redressement judiciaire

 

Quel est le délai pour recevoir la décision officielle?

Une fois votre dossier en ligne validé, vous recevez un accusé de réception par courrier électronique. Si jamais votre dossier comporte une erreur, votre chargé de mission vous contacte. Trois semaines plus tard, vous recevez un message de votre chargé de mission qui vous confirme que votre dossier officiel est complet et conforme.

Ensuite, votre dossier est étudié en comité, au Conseil Régional de Normandie.

Fin juin 2021, le délai total de réponse était d’environ 6 semaines. Plusieurs facteurs expliquent cet allongement des temps de réponse: élections régionales, période estivale, nombre de dossiers en cours.

En septembre 2021, il fallait plutôt compter 2 mois de délai.

Tout au long de ce processus, votre chargé de mission est votre contact principal. Vous pouvez lui écrire ou lui téléphoner sans hésitation. Les interlocuteurs que j’ai eu par courrier électronique ou au téléphone ont toujours été très réactifs, agréables et efficaces.

 

Que comporte la décision?

Vous recevez la réponse (décision officielle du Conseil Régional et Lettre de Notification) au format PDF, par courrier électronique. La décision, si elle est effectivement positive, comporte principalement:

 

      • La date de décision
      • Le rappel de la formulation de votre projet
      • La date de début (date de signature de la lettre d’intention)
      • La date de fin d’éligibilité du projet (un an après la date de décision)
      • Le montant maximal attribué
      • Le coût (HT) prévisionnel éligible
      • Le taux de prise en charge du coût (HT) prévisionnel éligible
      • Les modalités de versement de la subvention

On notera que le terme “éligible” implique qu’une partie des dépenses que vous aviez déclarées dans votre dossier peut ne pas être prise en charge. Dans ce cas, la liste des dépenses non éligibles n’est pas précisée.

La date de fin d’éligibilité indique la date avant laquelle vous devez avoir réglé les factures prévues.

Si le montant maximal qui vous a été attribué ne dépasse pas 5 000 € alors vous pouvez faire une nouvelle demande sous le même numéro SIREN, jusqu’à concurrence d’un coût (HT) prévisionnel éligible de 10 000 €.

Une fiche d’évaluation est jointe à la décision. C’est un formulaire que vous remplissez afin d’évaluer votre expérience de la prestation de l’AD Normandie.

Comment obtenir le versement de la subvention?

La subvention est versée par virement bancaire en une seule fois, sur présentation des factures acquittées. Pour obtenir le virement de la subvention validée, vous devez présenter les documents suivants:

 

      • Factures portant la mentions payées et datées
      • Fiche d’évaluation remplie
      • Preuve que vous communiquez bien sur la participation de la Région Normandie à votre développement numérique

Comptez ensuite 2 à 4 semaines pour constater le virement de la subvention sur votre compte bancaire.

Les factures sont transmises simultanément, au plus tard 4 mois après la date de fin d’éligibilité du projet. Chaque facture doit être datée et porter la mention “payé”. 

Les montants ainsi dépensés peuvent varier par rapport aux devis prévisionnels mais le cumul doit être au moins égal au coût (HT) prévisionnel éligible, tel qu’il est cité dans la décision. La formulation de ces factures doit aussi démontrer qu’elles sont en rapport avec les devis joints à votre demande et qu’elles permettent de réaliser le projet validé.

Lorsque vous mettez en œuvre votre projet, vous pouvez faire appel à des fournisseurs qui ne seront pas obligatoirement ceux mentionnés dans les devis transmis avec votre demande. Il est même possible de faire appel à 2 fournisseurs distinct pour un devis prévu avec un seul fournisseur par exemple. De même, vous pouvez aussi rassembler deux devis dans une seule prestation réalisée par un fournisseur unique. Dans ce cas, la facture acquittée doit mentionner les travaux prévus dans les devis transmis avec votre demande.
En cas de non présentation d’une preuve de vos engagements en matière de communication lors de la transmission des dernières pièces justificatives, le montant versé peut être diminuée de 10%. Les règles de communication sont décrites dans ce guide en ligne.

 

Autres Aides

Notez qu’il existe d’autres aides de la Région Normandie qui peuvent également subventionner un projet de développement dans lequel intervient le numérique:

 

Les modalités d’obtention de ces aides diffèrent légèrement de l’Impulsion Transition Numérique mais étant gérées par le même organisme (AD Normandie), vous ne trouverez pas meilleur guide que le présent article!

Toutes ces aides sont cumulables par une même entreprise (numéro SIREN unique).

Dernière mise à jour: le 26 septembre 2021

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